Dear Early Achievers participants,
DCYF is updating the Tiered Reimbursement payment process. Beginning with payments made in November 2025, eligible licensed centers and family home providers may see a change in the amount of tiered reimbursement.
The new process will run on, or around, the twelfth of each month. This means providers may receive their payments up to a month sooner. It also means providers may receive their September and October payments in November.
The new payment calculation is based on the subsidy the provider is eligible to receive, instead of the full authorization amount. Payments will be more for some children, less for others, and many will stay the same.
Licensed Center Example 1:
A center provider has an Early Achievers Quality Level 3 with an 8% Tiered Reimbursement. A child is authorized 23 full-day units at $100 per unit with no copayment. The provider claimed payment for 22 days.
New Tiered Reimbursement amount: 22 units x $100 per unit x 8% = $176
Old Tiered Reimbursement amount: 23 units x $100 per unit x 8% = $184
Licensed Center Example 2:
A center provider has an Early Achievers Quality Level 2 with a 2% Tiered Reimbursement. A child is authorized 23 full-day units at $100 per unit with no copayment. The provider claimed payment for 23 days.
New Tiered Reimbursement amount: 23 units x $100 per unit x 2% = $46
Old Tiered Reimbursement amount: 23 units x $100 per unit x 2% = $46
Licensed Center Example 3:
A center provider has an Early Achievers Quality Level 3 with an 8% Tiered Reimbursement. A child is authorized 23 full-day units at $100 per unit with a $215 copayment. The provider claimed payment for 2 days.
New Tiered Reimbursement amount: 2 units x $100 per unit x 8% = $16
Old Tiered Reimbursement amount: No payment due to the copayment being higher than the subsidy amount.
Licensed Family Home Example 1:
A family home provider has an Early Achievers Quality Level 3 with a 12% Tiered Reimbursement. A child is authorized for a monthly unit of $1,000 with no copayment. The provider claimed payment.
New Tiered Reimbursement amount: 1 unit x $1,000 per unit x 12% = $120
Old Tiered Reimbursement amount: 1 unit x $1,000 per unit x 12% = $120
DCYF has updated the Social Service Payment System (SSPS) Remittance to explain the Tiered Reimbursement payments better.
If you have any questions, please email providerhelp@dcyf.wa.gov, or call 1-800-394-4571.
Estimado participante de Early Achievers:
DCYF está actualizando el proceso de pago del Rembolso Escalonado (Tiered Reimbursement). A partir de los pagos realizados en noviembre de 2025, los centros con licencia y los proveedores de cuidado infantil familiar elegibles podrían notar un cambio en el monto de su reembolso escalonado.
El nuevo proceso de pago se ejecutará aproximadamente el día 12 de cada mes. Esto significa que los proveedores podrían recibir sus pagos hasta un mes antes de lo habitual. También significa que algunos proveedores podrían recibir los pagos de septiembre y octubre en noviembre.
El nuevo cálculo del pago se basará en el subsidio al que el proveedor sea elegible, en lugar del monto autorizado. Esto quiere decir que, para algunos niños, el pago será mayor; para otros, menor; y para muchos, se mantendrá igual.
Ejemplos para centros con licencia
Ejemplo 1:
Un centro con nivel de calidad Early Achievers 3 recibe un reembolso escalonado del 8%. Un niño está autorizado durante 23 días completos, a $100 por día, sin copago. El proveedor reclamó 22 días de pago.
Nuevo monto del reembolso escalonado: 22 días × $100 × 8% = $176
Monto anterior del reembolso escalonado: 23 días × $100 × 8% = $184
Ejemplo 2:
Un centro con nivel de calidad Early Achievers 2 recibe un reembolso escalonado del 2%. Un niño está autorizado durante 23 días completos a $100 por día, sin copago. El proveedor reclamó 23 días de pago.
Nuevo monto del reembolso escalonado: 23 días × $100 × 2% = $46
Monto anterior del reembolso escalonado: 23 días × $100 × 2% = $46
Ejemplo 3:
Un centro con nivel de calidad Early Achievers 3 recibe un reembolso escalonado del 8%. Un niño está autorizado por 23 días completos a $100 por día, con un copago de $215. Un niño está autorizado por 23 días completos a $100 por día, con un copago de $215. El proveedor reclamó 2 días de pago.
Nuevo monto del reembolso escalonado: 2 días × $100 × 8% = $16
Monto anterior del reembolso escalonado: No hubo pago porque el copago superaba el monto del subsidio.
Ejemplo para hogar familiar con licencia
Ejemplo 1:
Un proveedor de hogar familiar con nivel de calidad Early Achievers 3 recibe un reembolso escalonado del 12%. Un niño está autorizado a una unidad mensual de $1,000, sin copago. El proveedor reclamó el pago completo.
Nuevo monto del reembolso escalonado: 1 × $1,000 × 12% = $120
Monto anterior del reembolso escalonado: 1 × $1,000 × 12% = $120
DCYF también ha actualizado el documento Social Service Payment System (SSPS) Remittance, para que los proveedores puedan entender mejor los pagos del Reembolso Escalonado.
Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda, comuníquese por correo electrónico a providerhelp@dcyf.wa.gov o llame al 1-800-394-4571.
Mudane/Marwo Ka-qaybgalaha Barnaamijka Early Achievers,
DCYF waxay cusboonaysiinaysaa habka lacag-bixinta ee heerarka. Laga bilaabo lacag-bixinnada la sameeyo Noofambar 2025, xarumaha shatiga haysta iyo daryeel-bixiyayaasha guryaha qoysaska ee u qalma waxay arki karaan isbeddel ku yimaada qadarka lacagta ay helaan ee ku saleysan heerarka (tiered reimbursement).
Habka cusub ayaa lagu fulin doonaa maalinta laba iyo tobnaad (12-aad) ee bil kasta ama meel u dhow taariikhdaas. Taas micnaheedu waa in daryeel-bixiyayaashu heli karaan lacag-bixintooda ilaa hal bil ka horreysa waqtigii hore. Sidoo kale, waxay ka dhigan tahay in daryeel-bixiyayaasha laga yaabo inay helaan lacag-bixinnadooda Sebtembar iyo Oktoobar bisha Noofambar.
Xisaabinta cusub ee lacag-bixinta waxa lagu saleyn doonaa kabitaanka (subsidy) uu daryeel-bixiyuhu xaqa u leeyahay inuu helo, halkii laga xisaabin lahaa qadarka oggolaanshaha buuxa (authorization amount). Taas waxay ka dhigan tahay in lacag-bixintu ay kordhi karto carruurta qaarkood, yaraankarto kuwo kale, halka qaar badanna ay sidaas oo kale sii ahaan doonaan.
Tusaalaha Xarunta Shatiga Leh 1:
Daryeel-bixiye xarun ah ayaa leh Heerka Tayada Early Achievers 3 oo leh 8% Diiwaangelinta Heerarka (Tiered Reimbursement). Ilmo ayaa loo oggolaaday 23 maalmood oo buuxa oo ah $100 halkii maalin (unit) iyadoo aan jirin lacag wadar ah (copayment). Daryeel-bixiyuhu wuxuu soo sheegay lacag-bixin 22 maalmood ah.
Qadarka cusub ee Diiwaangelinta Heerarka: 22 unug × $100 halkii unug × 8% = $176
Qadarkii hore ee Diiwaangelinta Heerarka: 23 unug × $100 halkii unug × 8% = $184
Tusaalaha Xarunta Shatiga Leh 2:
Daryeel-bixiye xarun ah ayaa leh Heerka Tayada Early Achievers 2 oo leh 2% Diiwaangelinta Heerarka (Tiered Reimbursement). Ilmo ayaa loo oggolaaday 23 maalmood oo buuxa oo ah $100 halkii unug (unit) iyadoo aan jirin lacag wadar ah (copayment). Daryeel-bixiyuhu wuxuu soo sheegay lacag-bixin 23 maalmood ah.
Qadarka cusub ee Diiwaangelinta Heerarka: 23 unug × $100 halkii unug × 2% = $46
Qadarkii hore ee Diiwaangelinta Heerarka: 23 unug × $100 halkii unug × 2% = $46
Tusaalaha Xarunta Shatiga Leh 3:
Daryeel-bixiye xarun ah ayaa leh Heerka Tayada Early Achievers 3 oo leh 8% Diiwaangelinta Heerarka (Tiered Reimbursement). Ilmo ayaa loo oggolaaday 23 maalmood oo buuxa oo ah $100 halkii unug (unit) iyadoo leh lacag-wadar (copayment) ah oo dhan $215. Daryeel-bixiyuhu wuxuu soo sheegay lacag-bixin 2 maalmood ah.
Qadarka cusub ee Diiwaangelinta Heerarka: 2 unug × $100 halkii unug × 8% = $16
Qadarkii hore ee Diiwaangelinta Heerarka: Lacag-bixin lama samayn sababtoo ah lacagta-wadarta (copayment) ayaa ka badnayd qadarka kaalmooyinka (subsidy amount).
Tusaalaha Guri Qoys oo Shatiga Leh 1:
Daryeel-bixiye guri qoys ah ayaa leh Heerka Tayada Early Achievers 3 oo leh 12% Diiwaangelinta Heerarka (Tiered Reimbursement). Ilmo ayaa loo oggolaaday hal unug bishii oo qiimihiisu yahay $1,000 iyadoo aan lahayn lacag-wadar (copayment). Daryeel-bixiyuhu wuxuu soo sheegay lacag-bixin.
Qadarka cusub ee Diiwaangelinta Heerarka: 1 unug × $1,000 halkii unug × 12% = $120
Qadarkii hore ee Diiwaangelinta Heerarka: 1 unug × $1,000 halkii unug × 12% = $120
DCYF waxay cusboonaysiisay nidaamka lacag bixinta ee SSPS (Social Service Payment System) si ay si fiican u sharaxdo lacagaha Diiwaangelinta Heerarka (Tiered Reimbursement).
Haddii aad qabtid wax su’aalo ah, fadlan iimayl u dir providerhelp@dcyf.wa.gov, ama wac 1-800-394-4571.
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