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Workforce Retention Grant Update

Dear Tribal Partners, Child Care, and Early Learning Providers,

During the past year, DCYF heard from you that you wanted some additional support with staffing issues. As a result of this feedback, DCYF was able to allocate some remaining funding toward a Workforce Retention Grant. This opportunity was meant to enhance the workforce element of the Child Care Stabilization Grant. The Workforce Retention Grant has closed and $13 million were distributed to over 3,600 licensed providers representing over 18,300 unique verified workers! Divided by the total number of eligible workers, this amounted to $700 per worker.

DCYF is aware of some concern around the Workforce Retention Grant and eligibility requirements for eligible workers. During the pandemic, DCYF distributed millions of dollars of aid to the child care field. We are required to provide accountability measures to ensure proper use of public funds, and are under greater scrutiny to do so given the large amounts of money we have given out. In order to get the Workforce Retention Grants out the door, we needed a way to verify information on applications, and we chose an option that would have the least barriers because it used existing rule and practice.

An eligibility requirement of this grant was that providers have their staff records in MERIT up-to-date. This means that all current employees are confirmed by the provider and all employees who have left have been end-dated. The requirement for staff records to be confirmed was not new, nor was it specific to the Workforce Retention Grant. This aligns with the child care licensing WAC for staff records: WAC 110-300-0115, which states that:

(1) An early learning provider must establish a records system for themselves, household members, staff, and volunteers that complies with the requirements of this chapter. Early learning program staff records must be:

(a) Verified by the licensee, center director, assistant director, or program supervisor;

(b) Entered and maintained in the electronic workforce registry, if applicable. Paper records may be discarded once entered into the electronic workforce registry and confirmed by the department;

(c) Updated to delete staff names from the electronic workforce registry when no longer employed at the early learning program;

This WAC is listed in the Initial Checklists for Child Care Center Applicants and for Family Home Child Care Applicants. It is explained in the Child Care and Early Learning Licensing Guidebook on page 91. Additionally, providers are prompted on a quarterly basis when they log in to MERIT to attest to their facility site staff records. Specific information about confirming employment records is available in the MERIT Facility/Site Registration Guide.

DCYF used MERIT data from the day the application closed to determine which workers were in eligible roles to receive a retention payment. Unfortunately, workers who are in self-entered status cannot be considered by DCYF as eligible employees. The total available funding for this grant was divided equally among the number of eligible workers identified in MERIT as employed by providers who applied for the grant. The funding for this grant came from an underspend in one-time federal funds meant for administering the Child Care Stabilization Grant. Now that these funds have been fully dedicated, further funding is not available.

Technical assistance was available for this grant through the Imagine Institute and Voices of Tomorrow. This included assistance in understanding the eligibility requirements and how to update employment records in MERIT, provider webinars in multiple languages, and one-on-one assistance as well as group sessions.

We recognize that there is still a lot of strain on the child care system. We are hopeful that additional resources may be dedicated during the next legislative session to provide support to this critical field. Thank you for all that you do for Washington’s youngest learners.


Actualización de la subvención de retención de personal

Estimados socios tribales, proveedores de cuidado infantil y aprendizaje temprano:

Durante el año pasado, DCYF escuchó de ustedes que deseaban apoyo adicional con problemas de personal. Como resultado de estos comentarios, DCYF pudo asignar parte de los fondos restantes a la subvención para la retención de personal. Esta oportunidad estaba destinada a mejorar el elemento de fuerza laboral del Subsidio de Estabilización de Cuidado Infantil. ¡La subvención para la retención de personal se cerró y $13 millones se distribuyeron a más de 3,600 proveedores autorizados que representan a más de 18,300 trabajadores únicos y verificados! Dividido por el número total de trabajadores elegibles, esto ascendió a 700 dólares por trabajador.

El DCYF conoce algunas preocupaciones en torno a la subvención para la retención de personal y los requisitos de elegibilidad para los trabajadores elegibles.  Durante la pandemia, el DCYF distribuyó millones de dólares en ayuda al campo del cuidado infantil. Estamos obligados a proporcionar medidas de rendición de cuentas para garantizar el uso adecuado de los fondos públicos, y estamos bajo un mayor escrutinio al respecto, dadas las grandes cantidades de dinero que hemos repartido. Para hacer públicas las subvenciones de retención de personal, necesitábamos una forma de verificar la información de las solicitudes y elegimos una opción que tuviera los menores obstáculos, ya que utilizaba las normas y prácticas existentes.

Un requisito de elegibilidad de esta subvención era que los proveedores tuvieran actualizados sus registros de personal en MERIT. Esto significa que el proveedor confirma a todos los empleados actuales y que todos los empleados que se han ido tienen una fecha de despido. El requisito de que se confirmen los registros del personal no era nuevo, ni era específico a la subvención para la retención de personal. Esto concuerda con el WAC para la licencia de cuidado infantil y para los registros del personal: WAC 110-300-0115, que establece que:

(1) Un proveedor de educación temprana debe establecer un sistema de registros para sí mismo, los miembros del hogar, el personal y los voluntarios que cumpla con los requisitos de este capítulo. Los registros del personal del programa de aprendizaje temprano deben ser:

(a)Verificados por el licenciatario, el director del centro, el subdirector o el supervisor del programa;

(b) Inscrito y mantenido en el registro electrónico de la fuerza laboral, si corresponde. Los registros en papel pueden desecharse una vez ingresados en el registro electrónico de personal y confirmados por el departamento;

(c) Se actualizó para eliminar los nombres de los empleados del registro electrónico de la fuerza laboral cuando ya no estén empleados en el programa de aprendizaje temprano;

Este WAC aparece en las listas de verificación iniciales para los solicitantes de centros de cuidado infantil y para los solicitantes de cuidado infantil en hogares familiares. Se explica en la Guía de licencias de cuidado infantil y aprendizaje temprano en la página 91. Además, cuando inician sesión en MERIT, los proveedores reciben un aviso trimestral para que acrediten los registros del personal de sus instalaciones. La información específica sobre la confirmación de los registros de empleo está disponible en la Guía de registro de instalaciones o sitios de MERIT.

El DCYF utilizó los datos de MERIT desde el día en que se cerró la solicitud para determinar qué trabajadores cumplían los requisitos para recibir un pago de retención. Lamentablemente, el DCYF no puede considerar empleados elegibles a los trabajadores que han ingresado por cuenta propia. La financiación total disponible para esta subvención se dividió en partes iguales entre el número de trabajadores elegibles identificados en MERIT y como empleados por los proveedores que solicitaron la subvención. La financiación de esta subvención provino de una inversión por un gasto insuficiente de los fondos federales que se destinaron para la administración del subsidio de estabilización para el cuidado infantil. Ahora que estos fondos se han dedicado por completo, no hay más fondos disponibles.

La asistencia técnica estuvo disponible para esta subvención a través del Instituto Imagine y Voices of Tomorrow. Esto incluyó asistencia para comprender los requisitos de elegibilidad y cómo actualizar los registros de empleo en MERIT, seminarios web para proveedores en varios idiomas, asistencia personalizada, y asistencia en sesiones grupales.

Reconocemos que todavía hay mucha presión sobre el sistema de cuidado infantil. Esperamos que durante la próxima sesión legislativa se dediquen recursos adicionales para brindar apoyo a este campo crítico. Gracias por todo lo que hace por los estudiantes más jóvenes de Washington.


Cusbooneysiinta Deeqda Shaqaalaha

Gacaliye Partners Qabiil, Daryeelka Carruurta iyo Bixiyeyaasha Waxbarashada Hore,

Deeqda Shaqaalaha, Shaqaalaha ayaa la xidhay lacagtana waxaa loo qaybiyey in ka badan 3,600 bixiyeyaasha shatiga leh oo matalaya in ka badan 18,300 shaqaale gaar ah oo la xaqiijiyey! Waxaa loo qaybiyay tirada guud ee shaqaalaha u qalma, tani waxay u dhigantaa $700 halkii shaqaale.

Intii uu cudurku socday, DCYF waxay malaayiin doollar oo gargaar ah u qaybisay goobaha daryeelka carruurta. Waxaa nalooga baahan yahay inaan bixino tallaabooyin isla xisaabtan ah si loo hubiyo in si sax ah loo isticmaalo hantida dadweynaha, waxaana si weyn isha loogu hayaa sidii loo isticmaalay  lacagtaas faraha badan ee aan bixinay. Si aan albaabka uga helno Deeqaha Haynta Xoog-shaqaynta waxaan u baahnnay hab lagu xaqiijiyo macluumaadka codsiyada, waxaana dooranay ikhtiyaar yeelan kara caqabadaha ugu yar sababtoo ah waxay adeegsatay qaanuun iyo dhaqan jira.

DCYF waxay ogtahay qaar ka mid ah walaac ku saabsan deeqda Shaqaalaha iyo shuruudaha xaq u yeelashada shaqaalaha u qalma. Intii lagu jiray faafa, DCYF waxay u qaybisay malaayiin doolar oo gargaar ah oo gargaar ah oo ku saabsan daryeelka carruurta. Waxaa nalooga baahanyahay inaan bixino tallaabooyin la xisaabtanka ah si loo hubiyo in si habboon loo isticmaalo hantida dadweynaha, oo aan ku socono baaritaan ballaaran si aan sidaas u sameyno iyada oo la siinayo lacagaha badan ee aan bixinay. Si aan u helno Deeqaha Haynta Shaqaalaha albaabka waxaan u baahannahay hab lagu xaqiijiyo macluumaadka ku saabsan codsiyada, waxaanan dooranay ikhtiyaarka ah in ay leeyihiin caqabadaha ugu yar sababtoo ah waxay isticmaashay xukunka iyo dhaqanka hadda jira.

Shuruudaha xaq u yeelashada deeqdan waxay ahayd in bixiyeyaasha ay haystaan diiwaanka shaqaalahooda ee MERIT casriyeynta. Taas macnaheedu waxa weeye in dhammaan shaqaalaha hadda jira ay xaqiijiyeen bixiyaha iyo dhammaan shaqaalaha ka tagay ayaa dhamaadkii taariikhda. Shuruudda diiwaanka shaqaalaha si loo xaqiijiyo ma ahayn mid cusub, mana ahayn mid gaar u ah Deeqaha Haynta Shaqaaluhu.

Tani waxay waafaqsan tahay daryeelka ilmaha ee WAC liisan diiwaanka shaqaalaha: WAC 110-300-0115, taas oo sheegaysa in:

(1) Bixiyaha waxbarasho ee hore waa inuu sameeyaa nidaam diiwaangelin ah naftooda, xubnaha qoyska, shaqaalaha, iyo mutadawiciinta u hoggaansamaya shuruudaha cutubkan. Diiwaanka shaqaalaha barnaamijka barashada hore waa inay ahaadaan:

(a) Xaqiijiyey ruqsad ah, agaasimaha xarunta, kaaliyaha agaasimaha, ama kormeeraha barnaamijka; 

(b) Gali oo ku hay diiwaanka shaqaalaha elektarooniga ah, haddii ay khuseyso. Diiwaanada waraaqaha waxaa laga yaabaa in la tuuro marka la galo diiwaanka shaqaalaha elektaroonigga ah oo ay xaqiijisay waaxda;

(c) Cusbooneysiii si aad u tirtirto magacyada diiwaanka shaqaalaha elektrooniga marka ay ka tagaan xarrunta waxbarasha hore;

WAC waxaa ku qoran liiska Hubinta Bilowga ah ee Codsadayaasha Xarunta Daryeelka Carruurta iyo Codsadayaasha Daryeelka Carruurta ee Guriga Qoyska. Waxaa lagu sharaxay Buugga Liisanka Daryeelka Carruurta iyo Barashada Hore ee Boga 91. Intaa waxaa dheer, bixiyeyaasha waxaa loo keenaa biloodle biloodle ah marka ay galaan MERIT si ay u caddeeyaan diiwaanka shaqaalaha goobta xaruntooda. Macluumaad gaar ah oo ku saabsan xaqiijinta diiwaanka shaqada ayaa laga heli karaa xarunta MERIT/Hagaha Diiwaangelinta Goobta.

DCYF waxay isticmaashay xogta MERIT laga bilaabo maalinta codsiga la xidhay si loo go'aamiyo shaqaaluhu ku jiray doorka u qalma si ay u helaan lacag bixinta haynta. Nasiib darro, shaqaalaha ku jira xaalad iskood ah looma tixgelin karo DCYF inay yihiin shaqaale u qalma. Wadarta maalgelinta la heli karo ee deeqdan ayaa si isku mid ah loogu qaybiyay tirada shaqaalaha u qalma ee lagu aqoonsaday MERIT sida ay u shaqaaleysiiyeen bixiyeyaasha codsatay deeqda. Maalgelinta deeqdan waxay ka timid lacag la'aan ah hal mar oo federaal ah oo loogu talagalay in lagu maamulo Deeqda Xasilinta Daryeelka Carruurta. Hadda oo lacagahan si buuxda loo qoondeeyey, maalgelin dheeraad ah lama heli karo.

Kaalmo farsamo ayaa loo heli jiray deeqdan iyada oo loo marayo Machadka Imagine iyo Voices of Berri. Tani waxaa ka mid ah gargaarka fahamka shuruudaha xaq u yeelashada iyo sida loo cusbooneysiiyo diiwaanka shaqada ee MERIT, webinars bixiyaha oo ku qoran luuqado badan, iyo caawimaad hal-ka-mid ah iyo sidoo kale kulamo kooxeed.

Waxaan aqoonsannahay in wali culeys  badan uu ka jiro  nidaamka daryeelka carruurta. Waxaan rajo ka qabnaa in khayraad dheeraad ah loo qoondeeyey inta lagu jiro kalfadhiga xiga ee sharci-dejinta si loo siiyo taageero arimahan muhiimka ah. Waad ku mahadsan tahay oo dhan in aad u samayn, waayo, bartayaasha da'da yaraa Washington ee.