¿Qué hace la Oficina de Asistencia para las Pequeñas Empresas?
La Oficina de Asistencia para las Pequeñas Empresas (OSBA, por sus siglas en inglés) actúa como el ómbudsman estatal de las pequeñas empresas y las organizaciones sin fines de lucro con 100 empleados o menos, que recurren a nosotros cuando necesitan ayuda para interactuar con las agencias gubernamentales estatales o locales (como una ciudad, un condado o un distrito).
¿Qué es un ombudsman?
La Asociación del Ómbudsman de los Estados Unidos, quien representa la asociación profesional de oficinas y personal del ombudsman del sector público, ofrece una definición útil: un ómbudsman gubernamental es “un funcionario público independiente e imparcial con autoridad y responsabilidad para recibir, investigar o abordar informalmente quejas sobre acciones gubernamentales y, cuando corresponda, hacer recomendaciones y publicar informes de los hallazgos”.
Ser independiente, imparcial y objetivo significa que un ómbudsman no es un defensor del denunciante ni del organismo gubernamental. En otras palabras, un ómbudsman no toma partido.
La Oficina de Asistencia para las Pequeñas Empresas tiene autoridad legal para recibir quejas formuladas por las pequeñas empresas sobre sus interacciones con las agencias estatales del estado de Oregon. Si una pequeña empresa tiene un problema con un ente gubernamental local, podemos trabajar con ese ente gubernamental para resolver el problema de manera informal. Sin embargo, debido a las disposiciones de “autonomía local” de Oregon que facultan a los gobiernos locales para gestionar sus propios asuntos, OSBA no investiga quejas contra los gobiernos locales.
Si una pequeña empresa tiene un problema con una agencia federal, debe comunicarse con la Oficina del Ómbudsman de la Administración de las Pequeñas Empresas de los EE. UU (SBA).
Antes de comunicarse con OSBA, una pequeña empresa debe considerar tres preguntas importantes que le hacemos a cualquier persona que nos contacta con una queja:
- ¿Cuál es el resultado deseado?
En otras palabras, ¿qué espera lograr al comunicarse con nosotros? ¿qué le gustaría que hiciéramos? Investigamos si una agencia administra un programa o una ley de manera justa. Si cree que la ley en sí es injusta, innecesaria o necesita cambios, debe considerar comunicarse con los legisladores de su estado.
- ¿Qué medidas ha tomado para resolver el problema?
No investigaremos un asunto si “se pudiese esperar razonablemente que el denunciante use, o esté usando, un recurso o solución alternativa para la denuncia” [Estatutos Revisados de Oregon 56.206 (2)(a)]. No solo es la ley, sino también sentido común. Muchos problemas se pueden resolver con una simple comunicación. Esto requiere persistencia, paciencia y cortesía.
- Si su queja es sobre una decisión o acción administrativa, ¿ha ejercido su derecho de apelación?
OSBA no puede anular la decisión de una agencia ni tampoco podemos ordenarle a una agencia que tome una determinada acción. Conozca su derecho de apelación y ejerza ese derecho antes de la fecha límite. Es importante que lea atenta y completamente todo lo que una agencia le envíe porque las comunicaciones incluirán información sobre las fechas límite, a quién contactar si tiene preguntas y cómo apelar las decisiones. Nuestros estatutos nos impiden investigar una queja que sea objeto de un litigio pendiente o una audiencia de impugnación, o una que pueda dar lugar a un caso con audiencia de impugnación [Estatutos Revisados de Oregon 56.206 (2)(h)]. En otras palabras, hasta que agote su derecho de apelación, no investigaremos su queja.
Es comprensible que las empresas que buscan ayuda recurran a nosotros por todo tipo de motivos. A menudo, el tipo de ayuda que una empresa necesita no es algo que podemos proporcionar. Una parte importante de nuestro trabajo es establecer las expectativas adecuadas y realistas de los clientes sobre el alcance de nuestro trabajo. El sitio web de OSBA tiene más información sobre cómo ayudamos a las pequeñas empresas.
Códigos usados en los contratos gubernamentales
Las pequeñas empresas que intentan ingresar al mundo de la contratación gubernamental pronto deberán informar al gobierno a qué se dedican, además de asegurarse que las agencias gubernamentales puedan notificarles de las oportunidades relevantes. Una de las principales herramientas que tienen las empresas y las agencias para lograr esto es utilizar los códigos NAICS y NIGP.
Códigos NAICS
El Sistema de Clasificación Industrial de Norteamérica (NAICS, por sus siglas en inglés) se utiliza a nivel nacional y lo administra la Oficina del Censo de los EE. UU.
Estos códigos se utilizan para muchas cosas, una de ellas es para que las agencias federales clasifiquen a las pequeñas empresas y las oportunidades de contratación. Si desea que las agencias federales sepan lo que hace, o si desea que las agencias federales puedan enviarle notificaciones sobre oportunidades relevantes, deberá seleccionar los códigos correctos. Afortunadamente, puede encontrar los códigos NAICS están disponibles en línea.
Códigos NIGP
Las agencias de Oregon solían utilizar códigos NAICS, pero esto cambió con una revisión reciente del software estatal de adquisiciones. El nuevo sistema de adquisiciones se llama OregonBuys, y las agencias que publican información de licitación en la plataforma OregonBuys utilizan los códigos del Instituto Nacional de Compras Gubernamentales (NIGP, por sus siglas en inglés). Una vez que inician sesión en OregonBuys, los usuarios pueden seleccionar el código NIGP que se adecua a su negocio.
Puede obtener ayuda con los códigos NAICS y NIGP al contactar con el Programa de Asistencia para los Contratos Gubernamentales (GCAP – actualmente referido como Apex Accelerators –).
Guías actualizadas para los negocios, ahora disponibles en línea
OSBA ha completado las actualizaciones de la Guía para iniciar una empresa en Oregon y la Guía para empleadores de Oregon. Estos recursos brindan información detallada sobre cómo iniciar una empresa, contratar empleados, comprender las obligaciones como propietario de una empresa y empleador, y dónde encontrar asistencia adicional.
Alguna de la información adicional importante incluye el reporte de la información sobre el beneficiario principal de las empresas (BOI), la comprensión de los códigos de clasificación de la industria y la información sobre el permiso pagado de Oregon (Oregon Paid Leave).
Ambas guías están disponibles en inglés y español en el sitio web de la Secretaría del Estado de Oregon.
Informe trimestral de la Oficina de Asistencia para las Pequeñas Empresas.
- OSBA ayudó a 226 clientes en el segundo trimestre de 2024.
- El 94% de todos los casos fueron solicitudes de información, mientras que el 6% restante fueron quejas.
- 5 casos fueron resueltos por los ómbudsman de OSBA, mientras que 169 fueron remitidos a otras agencias o proveedores de asistencia técnica.
- Las licencias (40%), los impuestos (15%) y el acceso a capital o servicios legales (12%) fueron las razones más comunes por las que los clientes se comunicaron con OSBA.
- Los casos más comunes involucraban a una de las siguientes cuatro agencias estatales: la División de Corporaciones de la Secretaría del Estado (para gestiones de registro de nombres comerciales), el Departamento de Administración Tributaria (Department of Revenue), la Junta de Contratistas de Construcción y Business Oregon.
- El 51% de todos los casos de OSBA se originaron a partir de llamadas telefónicas, el 27% a partir del formulario web y el 22% a partir de correos electrónicos.
Según datos de la División Corporativa de la Secretaría del Estado y el Departamento de Empleo de Oregon, a finales de 2023 había 520.994 empresas registradas. De ellas, 517.860 tenían 100 empleados o menos, lo que significa que el 99,4% de todas las empresas de Oregon se consideran "pequeñas" según lo definido en ORS 56.200.
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