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Dear Child Care Providers,
On November 11, 2020, all Washington State Department of Children, Youth, and Families (DCYF) child care providers receiving state subsidy will begin using a secure online portal to send emails to the child care subsidy call center and provider line staff. This portal will ensure that the information about parents, children and families that you send to providerhelp@dcyf.wa.gov remains safe and secure.
Q: What is changing with the Child Care Provider Team email process?
A: Many child care providers email the Child Care Provider Team through their personal email portal (i.e., Gmail, Yahoo, Microsoft). Some providers are already using the Secure Email Portal. After November 11, 2020, providers will only be able to send email by first entering the Secure Email Portal and then emailing providerhelp@dcyf.wa.gov. The email address to provider help is not changing, only the process.
Q: Why is DCYF changing to a different email system?
A: The state of Washington and DCYF are committed to protecting confidential information of those served by DCYF and continually seek ways that may strengthen these protections. Using the secure portal ensures that emails are safe and secure. All state departments serving clients and working with providers will use the secure portal.
Q: Who will this impact?
A: Anyone conducting business with the Child Care Provider Team through email.
Q: How do I use the portal?
A: Watch for an email from the State of Washington Secure Email Portal. To begin using secure email, you must first create an account in the Washington State Secure Email Portal. Follow the steps below to create your secure email in the portal.
- The Register Account page automatically displays your Email Address.
- Type a Password that complies with the standards established by Washington State policy. See the next section for more help with password creation.
- Re-enter your password.
- Select Register.
- The Secure Email Portal opens and displays your email message. You now have access to the Secure Email Portal.
For more information, please read these secure email instructions.
Q: What should I do if I don’t receive an email from the State of Washington Secure Email Portal?
A: Check your junk or spam email folders. If you are having difficulties receiving the email or creating your secure email account, please call the WaTech Service Desk at 360-753-2451 or toll free at 1-888-241-7594 to request assistance.
Q: How will we know the portal is in place?
A: When you receive the email from the State of Washington Secure Email Portal. The email will be sent to the address we have on file for you.
Q: How will I know that I have access to the portal?
A: When you email providerhelp@dcyf.wa.gov, you will receive a bounce back auto-reply letting you know it was received.
Q: Who can help me if I have problems with the portal?
A: Contact the DCYF provider team by phone, fax or U.S. mail. They will help you or will connect you with the WaTech team who can help.
Q: What if I am already using the portal?
A: You will not need to make any changes.
Q: What can I send via the portal?
A: Because it is encrypted, you can send any documents you currently send to providerhelp@dcyf.wa.gov.
Q: Are there any other changes in contacting the DCYF provider team?
A: There are no other changes planned at this time. Providers will use the portal for email and can always contact the provider line at 1-800-394-4571. You can also continue to send documents via the U.S. mail or fax.
Thank you for your continued service to Washington’s children and families.
Estimados proveedores de cuidado de niños:
El 11 de noviembre de 2020, todos los proveedores de cuidado de niños del Departamento de Niños, Jóvenes y Familias del Estado de Washington (Washington State Department of Children, Youth, and Families, DCYF) que reciban un subsidio estatal comenzarán a utilizar un portal en línea seguro para enviar correos electrónicos al centro de atención telefónica para subsidios de cuidado de niños y al personal de la línea para proveedores. Este portal garantizará que toda la información sobre padres, niños y familias que usted envíe a providerhelp@dcyf.wa.gov permanezca segura y protegida.
P: ¿Qué cambiará en el proceso de comunicación por correo electrónico del Equipo de Proveedores de Cuidado de Niños?
R: Muchos proveedores de cuidado infantil envían correos electrónicos al Equipo de Proveedores de Cuidado de Niños a través de sus portales de correo electrónico personales (p. ej., Gmail, Yahoo, Microsoft). Algunos proveedores ya están utilizando el Portal de correo electrónico seguro. Después del 11 de noviembre de 2020, los proveedores solo podrán enviar correos electrónicos entrando primero al Portal de correo electrónico seguro y, luego, escribiendo a providerhelp@dcyf.wa.gov. La dirección de correo electrónico para la ayuda al proveedor no cambia, solo lo hace el proceso.
P: ¿Por qué el DCYF cambia a un sistema de correo electrónico diferente?
R: El estado de Washington y el DCYF están comprometidos a proteger la información confidencial de las personas a las que el DCYF brinda servicios y continuamente buscan maneras de fortalecer esa protección. Usar el portal seguro garantiza que los correos electrónicos estén seguros y protegidos. Todos los departamentos estatales que atienden clientes y trabajan con proveedores utilizarán el portal seguro.
P: ¿A quiénes afectará esto?
R: A toda persona que tenga trato con el Equipo de Proveedores de Cuidado de Niños a través de correo electrónico.
P: ¿Cómo uso el portal?
R: Espere a recibir un correo electrónico del Portal de correo electrónico seguro del estado de Washington. Para comenzar a utilizar el correo electrónico seguro, primero debe crear una cuenta en el Portal de correo electrónico seguro del estado de Washington. Siga los pasos a continuación para crear su correo electrónico seguro en el portal.
- La página “Registrar cuenta” mostrará automáticamente su dirección de correo electrónico.
- Escriba una contraseña que cumpla con los estándares que establecen las políticas del estado de Washington. Consulte la próxima sección para obtener más ayuda para crear la contraseña.
- Ingrese nuevamente su contraseña.
- Seleccione “Registrar”.
- El Portal de correo electrónico seguro se abrirá y mostrará el mensaje de su correo electrónico. Ahora tiene acceso al Portal de correo electrónico seguro.
Para obtener más información, lea estas instrucciones para usar el correo electrónico seguro.
P: ¿Qué debería hacer si no recibo el correo electrónico del Portal de correo electrónico seguro del estado de Washington?
R: Revise las carpetas de correo electrónico basura o no deseado. Si tiene dificultades para recibir el correo electrónico o para crear su cuenta de correo electrónico segura, llame al Servicio de atención al cliente de WaTech al 360-753-2451 o al número gratuito 1-888-241-7594 para solicitar asistencia.
P: ¿Cómo sabremos cuando el portal ya esté disponible?
R: Cuando reciba un correo electrónico del Portal de correo electrónico seguro del estado de Washington. El correo electrónico se enviará a la dirección que tenemos registrada para usted.
P: ¿Cómo sabré que tengo acceso al portal?
R: Cuando envíe un correo electrónico a providerhelp@dcyf.wa.gov, recibirá una respuesta automática que le informará que se recibió.
P: ¿Quién me puede ayudar si tengo problemas con el portal?
R: Comuníquese con el Equipo de Proveedores de DCYF por teléfono, fax o a través del servicio de correo de EE. UU. Lo ayudarán o lo pondrán en contacto con el equipo de WaTech, que podrá asistirlo.
P: ¿Qué pasa si ya estoy usando el portal?
R: No será necesario que haga ningún cambio.
P: ¿Qué puedo enviar a través del portal?
R: Gracias a que está encriptado, puede enviar cualquier documento que normalmente enviaría a providerhelp@dcyf.wa.gov.
P: ¿Hay otros cambios en la comunicación con el Equipo de Proveedores de DCYF?
R: Por el momento, no hay otros cambios planificados. Los proveedores usarán el portal para enviar correos electrónicos y, como siempre, podrán comunicarse con la línea para proveedores al 1-800-394-4571. También puede continuar enviando documentos a través del servicio de correo de EE. UU. o por fax.
Gracias por el servicio continuo que brinda a los niños y las familias de Washington.
Daryeel-bixiyayaasha Carruurta ee Sharafta leh,
Noofember 11, 2020, dhamaan bixiyahaasha daryeelka ilmaha Washington State Department of Children, Youth, and Families (DCYF) ee qaata kaabista gobolka waxa ay bilaabi doonaa inay isticmaalaan daaqad cusub oo online ah oo amaan ah oo ay ugu dirayaan iimeelada xarumaha lala hadlo ee kaabista daryeelka ilmaha iyo in la siiyo shaqaalaha khadka bixiyaha. Daaqadani waxaa lagu xaqiijin doonaa in macluumaadka waalidka, caruurta iyo qoysaska ee aad u dirtay providerhelp@dcyf.wa.gov inuu amaan noqdo
S: Maxaa iska badalay shaqadii iimeelka Kooxda Bixiyaha Daryeelka Ilmaha?
J: In badan oo iimeelada bixiyahaasha daryeelka ilmuhu ee Kooxda Bixiyaha Daryeelka Ilmaha waxay ku isticmaali doonaa daaqadan iimeelkooda gaar ah (sida, Gmail, Yahoo, Microsoft). Bixiyayaasha qaar ayaa hore u isticmaalaa Daaqada Iimeelka Amaanka ah. Wixii ka danbeeya Noofember 11, 2020, bixiyayaashu kaliya waxay awoodaan inay diraan iimeelo marka kowaad ee ay galaan Daaqada Iimeelka Amaanka ah oo ay u diraan iimeel providerhelp@dcyf.wa.gov. Cinwaanka iimeelka ee bixiyhu waxa kaalmadiisu isma badali doonto, kaliya shaqada ayaa is badali doonta.
S: Maxay DCYF u badalaysaa nidaamka iimeelka oo ay uga dhigaysaa mid kale?
J: Gobolka Washington iyo DCYF waxa ay diyaar u yihiin inay ilaaliyaan macluumaadka sirta ah ee dadka ay u shaqayso DCYF oo ay sii wadaan inay doon doontaa qaababka ay u sii xoojin karaan ilaaladooda. Isticmaalka daaqada amaanka ah waxay dugsi doontaa amaanka iimeelada. Dhamaan waaxda gobolka ee u shaqeeya macaamiisha ee la shaqeeya bixiyayaasha isticmaalaya daaqada amaanka.
S: Yay saamayn ku yeelanaysaa tani?
J: Qof kasta oo qaba shaqada Kooxda Bixiyaha Daryeelka Ilmaha ee kula shaqaynaya iimeelkan.
S: Sidee ayaan u isticmaalayaa daaqada?
J: Waxa aad la socotaa iimeelada la yimaada Daaqada Iimeelada Amaanka ah ee Gobolka Washington. Si aad u bilawdo inaad isticmaasho daaqada amaanka ah, waa inaad marka kowaad samaysataa xisaab Daaqada Iimeelka Amaanka Gobolka Washington ah. Waxa aad raacdaa talaabooyinka soo socda si aad u abuurato iimeelka amaanka ah ee daaqada.
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Xisaabta Duwaan gashan boga ah waxa uu toos usoo dhigi doonaa Cinwaankaaga Iimeelka.
- Ku qor Baaswoodhkaaga ee markaa buuxinaya xeerka Gobolka Washington. Waxa aad eegtaa qaybta danbe si ay kaaga caawiso samaynta baaswoodhka.
- Dib u geli baaswoodhka.
- Dooro Duwaanka.
- Daaqada IImeelka Amaanka ah way furantaa oo waxa soo dhigta fariinta iimeelkaaga. Waxa aad iminka gashay Daaqada Iimeelkaaga Amaanka ah.
Wixii macluumaad dheeraad ah, fadlan akhritilmaamaha iimeelka amaanka ah..
S: Maxay tahay in aan sameeyo hadii aanan helin iimeel Daaqada Iimeelka Amaanka ah ee Gobolka Washington?
J: Eeg junki meelkaaga ama isbaankaaga fooldharka ah. Hadi aad kala kulanto wax mushkilad ah helitaanka iimeelka ama aas samayso xisaab iimeelka amaanka ah, fadlan kala hadal Xafiiska Adeega WaTech 360-753-2451 ama lambarka bilaashka ah ee 1-888-241-7594 si aad kaalmo u dalbato.
S: Maxay tahay in aanu samayno hadii daaqadu ay jirto?
J: Marka aad hesho iimeelka Daaqada Iimeelada Amaanka ah ee Gobolka Washington. Iimeel ayaa laguugu soo diri doonaa cinwaanka iimeelka ee faylka kuugu jira adiga.
S: Sideen ayaan ku ogaanayaa hadii aad geli karo daaqada?
J: Marka aad iimeel u dirto providerhelp@dcyf.wa.gov, waxa aad heli doontaa jawaab toos ah oo laguugu sheegayo in la heley.
S: Ma i caawin kartaa hadii aad mushkilad kala kulmo daaqada?
J: Kula xidhiidh kooxda bixiyaha DCYF taleefanka, faakis ama boosta Maraykanka. Iyada ayaa kaa caawin doonaa waxayna kugu xidhi doonaan kooxda WaTech ee ku caawin kara.
S: Sidee ayay noqonaysaa hadii aan marka hore isticmaalo daaqada?
J: Lagaagama baahna inaad wax badasho.
S: Maxaan ku diri karaa daaqada?
J: Maadaama oo ay inkiribti garaysan tahay, waxa aad ku diri kartaa qaraaqaha aad wakhtigan u dirto providerhelp@dcyf.wa.gov.
S: Ma jirtaa wax isbadal ah oo lagu sameeyay la xidhiidhida kooxda bixiyaha DCYF?
J: Ma jirto wax isbadal ah oo kale oo qorshaysan wakhtigan. Bixiyayaashu waxay isticmaali doonaan daaqada iimeelka oo waxay mar kasta la xidhiidhi karaan khadka bixiyaha ee 1-800-394-4571. Waxa aad sidoo kale aad ugu dirii kartaa waraaqaha sidii hore boosta Maraykanka ama faakis.
Waad ku mahadsan tahay adeegaaga joogtada ah ee caruurta iyo qoysaska Washington.
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