Hysbysiadau am ddigwyddiadau gan leoliadau deintyddol cofrestredig / Notification of events by registered dental settings

Having trouble viewing this email? View it as a Web page.

Healthcare Inspectorate Wales
TwitterFacebook iconYoutube

Hysbysiadau am ddigwyddiadau gan leoliadau deintyddol cofrestredig

Dylech ddarllen rhan 1 a rhan 2 o'r llythyr hwn.

Mae'n rhaid i bob darparwr cofrestredig gymryd camau erbyn Dydd Llun 23 Tachwedd 2020

1) Hysbysu am ddigwyddiadau i Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (AGIC)

Hoffem atgoffa pob darparwr cofrestredig am y ddyletswydd gyfreithiol i'n hysbysu am ddigwyddiadau penodol (‘digwyddiadau rhagnodedig’) yn gyson ac amserol.

Mae Rheoliadau 30 a 31 o Reoliadau Deintyddiaeth Breifat (Cymru) 2017 yn nodi bod rhaid i ddeintyddfeydd cofrestredig roi gwybod i ni am ddigwyddiadau penodol sy'n gysylltiedig â diogelwch y cleifion.

Digwyddiadau Hysbysadwy

Mae nifer o ddigwyddiadau rhagnodedig y mae'n rhaid rhoi gwybod i ni amdanynt o dan y rheoliadau. Mae'r rhain yn cynnwys:

  • Marwolaeth claf
  • Absenoldeb heb awdurdod claf sy'n cael ei gadw
  • Unrhyw anaf difrifol i glaf
  • Achos o glefyd heintus
  • Honiad o Gamymddwyn yn erbyn Aelod o'r Staff sy'n arwain at niwed go iawn neu niwed posibl i glaf
  • Digwyddiad sy'n ymwneud â Rheoliadau Ymbelydredd Ïoneiddio (Cysylltiad Meddygol) (IR(ME)R) (mae angen cyflwyno hysbysiad ar wahân)
  • Digwyddiadau eraill (e.e. penodi rheolwr newydd, absenoldeb rheolwr cofrestredig, euogfarnu unrhyw berson cofrestredig ac ati)

Dylech gyfeirio at y Canllawiau ar gyfer Darparwyr a Rheolwyr Cofrestredig i gael trosolwg o'r digwyddiadau hyn a'r amserlen ar gyfer rhoi gwybod amdanynt.

Beth yw goblygiadau hyn yn sgil COVID-19?

Mae'r rheoliadau yn ei gwneud yn ofynnol i ddarparwyr ein hysbysu am ddigwyddiadau sy'n gysylltiedig ag achosion o glefydau heintus, anafiadau difrifol a/neu os bydd claf/cleifion yn marw. Yn ystod y pandemig, mae angen rhoi gwybod am y digwyddiadau canlynol:

  • Clwstwr o achosion o COVID-19 a gadarnhawyd ymhlith y cleifion a/neu'r staff;
  • Unrhyw glaf sy'n dioddef anafiadau difrifol neu sy'n marw o ganlyniad i COVID-19.

Er nad yw'r rheoliadau'n diffinio 'clwstwr' nac 'anaf difrifol', disgwylir i Reolwyr Cofrestredig fod yn bwyllog ac yn dryloyw wrth werthuso digwyddiadau. Fel canllaw, rydym yn diffinio clwstwr o achosion fel: 'dau achos neu fwy o haint o'r un math, lle gellir sefydlu cyswllt cyffredin'. Mae hyn yn berthnasol i achosion sy'n ymwneud â staff, cleifion neu gyfuniad o'r ddau. 

Mae'n ofynnol i chi ein hysbysu am y digwyddiadau uchod o fewn 24 awr i ddechrau'r digwyddiad (os bydd hyn ar lafar, mae'n rhaid cadarnhau hyn yn ysgrifenedig gan ddefnyddio'r ffurflen briodol o fewn 72 awr i hysbysu ar lafar).

______

2) Hysbysiadau ôl-weithredol

Rydym yn gofyn i bob darparwr cofrestredig adolygu pob digwyddiad ers 23 Mawrth 2020 a'n hysbysu'n ôl-weithredol am unrhyw ddigwyddiadau y dylid bod wedi rhoi gwybod i ni amdanynt ar adeg y digwyddiad.

Dylai pob darparwr cofrestredig sicrhau bod unrhyw hysbysiadau ôl-weithredol yn cael eu cyflwyno i ni gan ddefnyddio'r ffurflen briodol, un ai drwy'r porth diogel (Objective Connect) neu drwy lythyr 'Signed for'.

Mae'n rhaid cyflwyno'r wybodaeth hon erbyn Dydd Llun, 23 Tachwedd 2020. Ewch i'n gwefan i gael rhagor o ganllawiau ar sut i'n hysbysu am ddigwyddiad sy’n cynnwys sut i ofyn am fynediad i’r porth diogel (Objective Connect).

Dylai darparwyr nodi na ddylid ystyried cyflwyno hysbysiadau ôl-weithredol yn arfer safonol, ac fel arfer mae'n rhaid i ddarparwyr gyflwyno hysbysiadau o fewn yr amserlenni penodol.

Gall peidio â rhoi gwybod i AGIC am ddigwyddiad hysbysadwy o fewn yr amserlenni a nodwyd yn y rheoliadau olygu y gallai AGIC gymryd camau gorfodi.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau eraill neu ymholiadau ar ddefnyddio’r porth diogel (Objective Connect), cysylltwch ag agic@llyw.cymru neu 0300 062 8163


Notification of events by registered dental settings

Please read part 1 and 2 of this newsletter.

Action from all registered providers is required by Monday 23 November 2020

1) Notification of events to Healthcare Inspectorate Wales (HIW)

We would like to remind all registered providers of the legal duty to notify us of particular events (‘prescribed events’) in both a consistent and timely manner.

Regulation 25 of the Private Dentistry (Wales) Regulations 2017 states that registered dental practices must notify us about particular events that occur relating to patient safety

Notifiable events

There are a number of prescribed events, of which we must be notified under the regulations. These include:

  • Death of a patient
  • Any serious injury to a patient
  • Outbreak of infectious disease
  • Allegation of staff misconduct resulting in actual or potential harm to a patient
  • IR(ME)R incident (subject to separate notification)

Other events (e.g. appointment of new manager, absence of registered manager, conviction of registered persons etc.)

Refer to the Guidance for Registered Providers and Managers for an overview of these events and the timescales in which these must be reported.

What does this mean for COVID-19?

The regulations require providers to notify us of events relating to infectious outbreaks, serious injuries and/or death of patient(s). During the pandemic, these notifications are applicable to:

  • Confirmed positive COVID-19 cases involving patients and / or staff;
  • Serious injuries or death relating to a patient as a result of COVID-19.

Whilst the regulations do not define ‘outbreak’ or ‘serious injury’, Registered Managers are expected to excise sound judgment and transparency when evaluating incidents. As a guide, we define outbreak for this purpose as: ‘two or more cases of an infection of the same type, where a common link can be established’. This is applicable to incidences involving staff, patients or a combination of both. 

Notifications are expected to be submitted as a matter of course and Registered Managers must proactively engage with us should there be any doubt as to whether an event is reportable or not.

You are required notify us of the above events within 24 hours of the beginning of the event (if given verbally, this must be confirmed in writing using the appropriate form within 72 hours of the verbal notification).

______

2) Retrospective notifications

We are requesting that all registered providers review all incidents that have taken place since 23 March 2020, and to notify us retrospectively of any outstanding events that should have been reported to us at the time of the event taking place.

Please could all registered providers ensure that any retrospective notifications are submitted to us using the appropriate form via either the secure portal (Objective Connect) or via signed for delivery,

The deadline for submitting this information is Monday 23 November 2020. Please see our website for further guidance on how to notify us of an event, including how to request access to the secure portal (Objective Connect)

Providers should note that the submission of retrospective notifications is not to be considered a standard procedure, and providers must ordinarily submit notifications within the specified timescales.

Failing to notify us of a notifiable event within the timescales stated in the regulations could result in HIW taking enforcement action.

If you have any other questions or queries regarding access to the secure portal (Objective Connect), please contact hiw@gov.wales or 0300 062 8163